Значението на анализа на сценария

Преди го наричахме „какво-ако“, но днес е известно като „анализ на сценария“. Това беше мой любим инструмент за управление от времето ми като вицепрезидент на фирма за пазарни проучвания и това е метод, който използвах в продължение на десетилетия, за да развия софтуерна компания от нула до над 10 милиона долара годишни продажби. Днес, с кризата с COVID-19, това е най-добрият начин да продължим напред през нарастващата несигурност.

Какво е анализ на сценария?

Анализът на сценариите е свързан с разглеждане на това, което може да се случи и след това изготвяне на план за това как бихте могли да действате в тази ситуация. Ако вашият бизнес е изправен пред несигурност, разглеждането на няколко различни сценария „какво ако“ и изготвянето на план ще бъде от решаващо значение за оцеляването на бизнеса. Ето само няколко въпроса за сценарий какво-ако, които да си зададете, докато разработвате различни сценарии:

• Време за възстановяване: Помислете как светът ще се възстанови от настоящата икономическа криза. Бавно ли ще се отварят фирмите? Или ще отнеме време?
• Въздействие върху продажбите: Ако продажбите намалеят с 30%? Какво правим със заплатите и разходите? Ами ако паднат с 50% или 70%? Какво тогава?
• Продължителност на кризата: Ами ако спадът продължи два месеца? Ами ако продължи шест месеца? Годишно?
• Въздействие на социалното дистанциране: Колко дълго социалното дистанциране ще окаже влияние и колко дълго ще продължи? Това влияе ли на вашия бизнес?
• Възможности за финансиране: Мога ли да получа спешен заем за заплати? Как това се отразява на числата?
• недостиг: Ще бъдат ли оскъдни ключовите суровини (като суровини за сглобяване)? Какво ще стане, ако цената им се повиши значително, а наличността значително намалее.
• Задържане на вашата работна сила: Колко дълго мога да задържа хората си, без да се налага да ги пускам. Каква ще бъде цената на освобождаването на някого, когато включва наемане и задържане на заместник по-късно, когато икономиката се възстанови? Ще бъде ли приемлив компромис общото намаляване на заплатите? Трябва ли първо изпълнителният екип да намали?
• Намаляване на разходите: Кои от моите разходи са наистина дискреционни? Колко щети причинява всяко рязане?

За всеки от тези въпроси и всички други важни въпроси, които възникват в момент като този, трябва да работите със сценарий. Всеки сценарий съчетава ключовите числа в хипотетичния случай и изследва въздействието върху крайния резултат и ви помага да определите вашите скорост на изгаряне на пари и писта. Повечето хора обмислят плановете за действие при извънредни ситуации по-добре, когато са представени в числа – това помага да се свържат всички точки и ви гарантира, че сте на прав път към действителна промяна.

Защо планирането на сценария е важно?

Просто казано, това е по-добър метод за точно гледане напред и собствениците на фирми знаят по-добре от математиците. Преди да започна собствен бизнес, бях пазарен изследовател, правех прогнози. Имам фантастично бизнес образование и мога да правя сложно бизнес моделиране, иконометрия, вариации на изглаждане и претеглени средни стойности и всичко това.

Въпреки това открих, когато бях в първите редици на това, че всички математически подходи зависят от основната динамика на миналото, предсказваща бъдещето. И за разлика от това, повечето собственици на бизнес се справят много по-добре с виждането на бъдещето, когато комбинират числата и миналото със собствения си опит и човешка интуиция.

Анализът на сценария оптимизира комбинацията от числа и интуиция. Например, взимате оригинална прогноза за продажбите преди кризата и я използвате, за да разработите нов сценарий, при който продажбите падат рязко (ох, между другото … трудно е да се говори за това). След това се връщате към първоначалния си бюджет за разходи и виждате какво бихте намалили, ако трябваше да се задоволявате с по-ниски продажби за 3, 6 или дори 12 месеца. Връзката на числата ви помага да го обмислите и ви позволява да гледате напред в различни стъпки.

Основното предимство е, че сценарият не е фиксиран в камък. Можете да преразгледате анализа по всяко време и да направите корекции въз основа на вашите актуализирани бюджети и числа на приходите, както и променящия се икономически пейзаж. Вашата интуиция се пресича с вашите числа, докато правите корекции въз основа на действителното представяне и правите прогнози за това как ще се промени пазарът.

Как да проведем анализ на сценария

Трябва да имате добри числа, за да оптимизирате управлението си. Може би вие, собственикът на бизнеса, сте отговорни за това или може би го поверявате на някой от вашия екип. Особено в криза не можете да управлявате добре бизнес без прогнозирани бъдещи числа за продажби, себестойност на продажбите, разходи, печалба (или загуба) и паричен поток. Ето няколко начина за извършване на анализа, включително стъпки за всеки процес.

Изграждане на сценарии с помощта на електронни таблици

Започнете с електронна таблица, която включва работни листове за продажби, разходи, Приходи и загуби, балансаи паричен поток. Магията на електронната таблица позволява на вас (или на някой от вашия екип) да свържете числата, така че когато промените число в един лист, свързаните числа в други листове също се променят. Например, намаляването на продажбите автоматично ще доведе до по-малко печалби или по-голяма загуба и по-малко пари. Ако вашите електронни таблици за бюджетиране не правят това, струва си усилието да ги свържете с шепа формули на Excel. Това ще ви позволи да правите корекции, без да се налага ръчно да проследявате и променяте всяка стойност, което прави планирането на сценария значително по-лесно и по-бързо.

Съвети за разработване на сценарии с електронна таблица

1. Архивирайте основния файл на вашата работна книга. Объркването на имена на файлове и презаписването са най-честите грешки при правенето на сценарии с електронни таблици. Ако основната ми работна книга с прогнози за бизнес план е посочена — само пример — бизнес план projections.xlsx — тогава, преди да започна да проучвам нов сценарий, искам да направя поне едно копие на този файл с полезно име, като например бизнес план прогнози-4-20-20-backup.xlsx.
   
2. Използвай Запази като команда в менюто Файл, за да запишете тази работна книга като нов сценарий, като името на файла съответства на сценария. Например, 20-pc-drop.xlsx или 50-pc-drop.xlsx.
   

3. Работете върху този сценарий като потенциален план, с непредвидени обстоятелства. Например, за сценарий за спад на продажбите от 20%, променете прогнозата за продажбите, за да отразите това, като използвате вашия опит и преценка (няма магически алгоритми; вие търсите помощ в близкото минало, но очаквате това да е образовано предположение). След това гледате какво да промените в разходите, за да поддържате бизнеса по време на спада. Вижте как това се отразява на изключително важната проекция на паричния поток. Регулирайте както трябва.

Изграждане на сценарии с помощта на инструмент за бизнес планиране

Ако идеята за разработване и поддържане на активна електронна таблица звучи като твърде много караница, може да обмислите използването на инструмент като LivePlan. Прогнозата на LivePlan автоматично включва продажби, преки разходи, персонал, разходи, допускания за парични средства и дори трите основни финансови отчета (печалба и загуба, баланс и паричен поток). И включва различни сценарии като опция в горното меню, което прави разработването и адаптирането на сценарии много по-лесно, дори когато планирате въздействието на потенциални заемни средства.

Когато сте в секцията с прогнози на вашия план, можете да щракнете върху горното меню, за да създадете нов сценарий. В примера ние сме в прогнозата за спад от 40 процента и имаме опцията да създадем нова прогноза, за да добавим друг сценарий. Това запазва целостта на оригиналния и модифицирания сценарии, всеки със собствена финансова прогноза, включваща всички компоненти.

Използвайте своите сценарии, за да смекчите въздействието на кризата

В крайна сметка това е фундаментално добро управление, което е полезно във всеки сценарий. Но в криза, изпълнена с несигурност, това е абсолютно жизненоважно. Създавайте прогнози, които отразяват всеки потенциален сценарий и продължавайте да си задавате въпроси, на които трябва да се обърне внимание.

Как изглеждат продажбите и колко време отнема възстановяването им? Как социалното дистанциране ще се отрази на продажбите, когато нещата се върнат към „нормалното си състояние?“ Питайте всичко и всичко и разработете потенциални най-добри, най-лоши и средни сценарии, които да ви помогнат да се подготвите.

В рамките на всеки от тези сценарии проучете отговорите за това как очаквате да харчите пари. Определете точките за вземане на решение за всеки сценарий за това как ще подходите към разходите, режийните разходи, променливите разходи и т.н. Какво ще го направи вашето ново нормално?

За да оптимизирате управлението по време на криза, често преглеждайте и преразглеждайте тези сценарии. Нещата се променят бързо и можете да използвате вашите сценарии, за да поддържате работния си план винаги актуален, за да планирате как нещата могат да продължат да се променят. Доброто планиране е процес, а не само един статичен план. Поддържате го постно и използвате манталитета на непрекъснат преглед и преразглеждане, за да насочите бизнеса си през кризата.