Как да предотвратим проблеми с паричния поток

С прости думи, вашият паричен поток е мярка за това какво получавате и какво излизате. На тази основа е твърде лесно да се предположи, че ако първата цифра е по-висока от втората, тогава всичко е наред. Но не забравяйте, че паричният поток не е същото като печалбата.

Голям брой неплатени покупки, намиращи се във вземанията, които не пристигат в продължение на няколко седмици, може да изглеждат печеливши на хартия. В действителност това може да постави бизнеса ви в несигурна ситуация. Особено ако имате неуредени вземания и вашите доставчици изискват незабавно плащане.

По ирония на съдбата тези видове празнини са особено опасни за бизнеси, базирани на продукти, които са бързо развиващи се и печеливши. Защо? Защото всеки път, когато привлечете нов клиент, ще трябва да закупите суровини, за да изпълните поръчките им (да не говорим за инвестиране в нови хора и оборудване), преди да получите плащане.

И така, какви стъпки можете да предприемете, за да предотвратите проблеми с паричния поток и да подобрите цялостната си парична позиция?

1. Поддържайте прогноза за паричните потоци

В бизнеса винаги има несигурност, но поддържането на вашите прогнози за паричните потоци точни и актуални може да ви помогне да се справите със сигурност с тази несигурност. Разглеждането на миналогодишните продажби трябва да ви даде добра представа какво ще направите тази година. Ако е възникнала криза или загуба на продажби, преминете към размисъл месец по месец и надграждайте от там.

След това изчислете разходите за производство на вашите стоки и услуги, тъй като това ще ви помогне да адаптирате прогнозата си, ако внезапно се появят значителни нови поръчки.

В същото време не забравяйте да включите всичките си фиксирани разходи – разходите за поддръжка на вашите помещения и заплащане на вашия персонал, включително заплати, наем, бизнес ставки, сметки – и разбира се данъчни изисквания.

2. Активно сравнявайте прогнозите си с реалността

Вашите прогнози ще бъдат безполезни, освен ако непрекъснато не ги сравнявате с реалността, за да видите дали сте правили цифрите си.

Правейки това на база месец по месец, ще ви позволи да прецизирате цифрите си, което от своя страна ще ви даде възможност да прогнозирате колко пари в брой ще имате седмица, месец или дори година надолу.

3. Подгответе множество прогнози за паричните потоци

Добър начин да се предпазите от всякакви неприятни изненади е да подготвите три различни проекции:

• Най-добър сценарий
• Най-лошият сценарий
• Вариант за среден път

За да изведете тези цифри, ще трябва да погледнете начина, по който се развива вашият пазар; вземете предвид сезонните проблеми с паричния поток; преценете дали има вероятност новите конкуренти да представляват заплаха и помислете дали вашите съществуващи клиенти са напълно доволни или обмислят други доставчици.

Сега можете отделно да управлявате тези прогнози чрез традиционни електронни таблици или ако търсите по-ефективно решение, може да помислите за решение за бизнес планиране като LivePlan. Която и опция да изберете, просто не забравяйте да ги поддържате актуални въз основа на тенденциите, които виждате, и се уверете, че една реалистично отразява текущата ви финансова гледна точка.

4. Поддържайте нещата реалистични

Не се поддавайте на изкушението да приемете, че всичко ще бъде наред; нереалистично оптимистичната прогноза бързо ще доведе до проблеми.

Уверете се, че не променяте датите по този начин, за да сте сигурни, че цифрите изглеждат добре. Ако ще има проблеми надолу по линията, искате да знаете за тях сега, за да можете да ги смекчите.

Симптоми на често срещани проблеми с паричния поток

Говорейки за проблеми, може да е трудно да ги идентифицирате, дори когато активно поддържате и прогнозирате своя паричен поток. Но не е задължително и всичко, което е необходимо, е разбирането на потенциалните симптоми, които предсказват предстоящи или продължаващи проблеми.

Докато работите по списъка за усъвършенстване на вашия процес, за да предотвратите проблеми с паричния поток, имайте предвид следните пет знака, за да ви помогнат да избегнете често срещани проблеми с паричния поток.

1. Вашите вземания са високи

Много фирми фактурират своите клиенти и получават плащане след доставката на услугата или продукта, така че е нормално да има някои неплатени фактури във всеки даден момент. Проблемът е, че докато вашият клиент не плати, вие нямате налични пари в брой, за да покриете разходите си. Просто имате обещанието за тяхното плащане.

Ако откривате, че месец след месец вашите вземания се увеличават, но не носите повече пари, време е да погледнете сериозно условията си за плащане и системата за фактуриране.

За да видите дали вашият бизнес се справя добре със събирането на своите вземания, помислете за проследяване на коефициента на оборот на вземанията (нетните продажби на кредит над средното салдо на вземанията). Ниският коефициент може да означава, че е време да преразгледате условията и правилата си за плащане.

2. Имате големи наличности и малък обем на поръчките

Фирмите, които продават продуктите си на други фирми, може да искат да разполагат с много инвентар, за да са сигурни, че могат да изпълняват поръчки от всякакъв размер. Но ако по-голямата част от парите ви са вързани в този инвентар и клиентите ви не се надпреварват да купуват, може да започнете да виждате проблеми.

Докато вашите инвентарни артикули не бъдат продадени, нямате налични ликвидни пари, за да платите сметките си. Освен това вероятно плащате за съхранението му и започвате да рискувате инвентарът ви да бъде повреден или откраднат, или просто да стане остарял или по-малко търсен, преди да можете да го преместите.

3. Прекалявате с бизнеса си

Въпреки че може да сте много нетърпеливи да мащабирате или разрастнете бизнеса си бързо, важно е да се уверите, че го правите с разумна скорост. Ако разширите прекалено много вашата компания, има вероятност голяма част от вашите пари да бъдат свързани с капиталови и оперативни разходи, оставяйки бизнеса ви по-малко гъвкав в краткосрочен план.

За да не се налага да се справяте с проблеми с паричния поток, свързани с прекомерното разширяване, не забравяйте да планирате внимателно растежа си много предварително. Не просто харчете и се надявайте на най-доброто – редовното преглеждане на вашите ключови финансови отчети – отчет за паричните потоци, отчет за доходите и баланс – ще ви помогне да получите по-пълна картина за това къде се намира вашият бизнес и накъде се е насочил.

4. Продажбите ви намаляват

Може би икономиката е в хаос. Може би имате много нова конкуренция. Какъвто и да е случаят, ако продажбите непрекъснато намаляват през последните няколко тримесечия, има голям шанс вашите маржове на печалба да бъдат намалени възможно най-тънко – ако изобщо все още съществуват.

Тъй като вашите режийни разходи вероятно няма да се променят, спадът в продажбите може да означава, че проблемите с паричния поток са неизбежни. За да се преборите с намаляващите продажби, може да искате да коригирате стратегията си или поне бюджета си за разходи.

Оттам погледнете малко по-дълбоко:

• Откъде идват загубите ви? Има ли конкретна демографска група, при която продавате по-малко от преди?
• Има ли технически проблем или проблем, свързан с процеса? Вашата страница за продажби на уебсайта Ви повредена ли е? Личните клиенти недоволни ли са от обслужването на клиентите?
• Има ли промени на макро ниво във вашата индустрия в момента, които засягат общите показатели като цяло?
• Кога за последен път предефинирахте личността си на купувач или погледнахте да актуализирате съобщенията си?
• Вашият бизнес модел все още има ли смисъл?
• Вашият бизнес изпитва ли сезонни колебания?

Ако продажбите спрат за месец или два, може да нямате огромен проблем за решаване. Но е добър момент да се уверите, че имате план, ако започнете да забелязвате по-дългосрочна тенденция. Намалете рисковете, като сте наясно с тях, за начало, и съставете план за отстраняване.

5. Вашият бизнес просто не е печеливш

В крайна сметка, ако харчите повече пари, отколкото взимате, не би трябвало да се налага да се занимавате с ракетен учен, за да ви каже, че вероятно ще имате проблеми с паричния поток рано или късно.

Ако се окажете в такава позиция, може да искате да преразгледате своя бизнес модел, за да видите как може да бъде променен, за да повишите рентабилността. Може също да е време да помислите дали има смисъл да увеличавате цените си.

Забелязването на един от тези симптоми във вашия бизнес не е непременно спешен случай. Възползвайте се от възможността да погледнете задълбочено финансовите си резултати и се уверете, че мислите достатъчно далеч в бъдещето, за да можете да получите заем или кредитна линия, ако ви предстои по-труден период.

Подобрете паричния си поток

Дори след задълбочено планиране и идентифициране на симптомите все още може да се окажете, че трябва да подобрите драстично паричния си поток. Това може да се дължи на обикновен финансов пропуск, икономическа криза или редица други причини.

Ако трябва да намерите бързи и доказани решения за увеличаване на ликвидността си, вижте нашата статия за подобряване на паричния си поток, за да започнете.