Как да управляваме паричния поток по време на криза

Докато пиша това, ние сме затънали до шията в пандемията COVID-19 и икономическата криза, която идва с нея. Хората си стоят вкъщи, не купуват, не работят на концертите си, губят работата си. И ние, собствениците на бизнес, трябва да сме сигурни, че нашите предприятия не само ще оцелеят в тази криза, но и ще намерят начини да процъфтяват. Което в този момент означава да имате налични пари в брой.

За малкия бизнес управлението на паричните потоци по време на криза е абсолютно жизненоважно. Това може да означава разликата между стабилизиране на вашия бизнес или изоставане.

За да получите контрол, трябва да се съсредоточите върху оперативни дейности, които поставят пари в ръцете ви. Признаването на продължаващ спад в продажбите и необходимостта от намаляване на разходите е очевидно. Но първата стъпка, днес, се фокусира върху стабилизирането и поддържането на вашия оперативен паричен поток.

Основи на бързия паричен поток

Преди да влезем в кризисен режим, прегледайте основите. Ако все още не познавате паричния си поток като дланта си, предлагам ви да прочетете Паричен поток 101, разликата между пари и печалби, как да прогнозирате паричния потоки как да разберете своя отчет за паричните потоци.

Това са не само страхотни ресурси за преглед по време на криза, но и ключови елементи, които трябва постоянно да преразглеждате, за да ви помогнат да избегнете дългосрочни проблеми с паричния поток. За повече информация относно основите вижте нашия безплатна електронна книга за парични потоци за изтегляне и научете как да съставите отчет за паричния поток.

Ето пет предложения за незабавно подобряване на паричния ви поток:

1. Следете внимателно вашите вземания: Вземания е списъкът с клиенти, които ви дължат пари. При спад някои от вашите клиенти ще забавят плащането ви, а други ще продължат да плащат. Клиентите на кредитни карти могат да оспорват таксите. Сега е моментът да наблюдавате тези неща отблизо и да излезете с план за това как ще се справите с проблемите, които могат да възникнат.
2. Накарайте клиентите си да ви плащат по-бързо. За да насърчите клиентите да ви плащат по-бързо и да избегнете липсата на плащане изобщо, можете да предложите отстъпки за бързо плащане. Въпреки че вашите фактури може да са дължими след 30 дни, можете да предложите отстъпка, ако платят незабавно. В идеалния случай ще се отдалечите от фактурирането на клиентите и ще накарате клиентите да ви плащат предварително за вашата работа – отново предлагането на отстъпка е чудесен вариант за насърчаване на плащането преди време и бързо генериране на пари.
3. Плащайте сметките си малко по-бавно. От друга страна, подобно на вашите клиенти, най-вероятно имате неизпълнени или предстоящи задължения или Задължения. Колкото по-дълго чакате да платите сметките си, толкова повече пари ще имате в банката. Но имайте предвид, че предприятията, които плащат сметките си бавно, няма вероятност да бъдат любимите на продавачите. Трябва да претеглите плюсовете и минусите, защото твърде бавното плащане може да навреди на отношенията ви с доставчиците, но твърде бързото плащане може да навреди на паричния поток. Намерете правилния микс и настоявайте за тези условия на плащане.
4. Купете по-малко инвентар. Някои фирми правят грешката да купуват твърде много инвентар, което може да обвърже много пари. Вместо това вижте дали има смисъл за вашия бизнес да носите по-малко инвентар под ръка и да поръчвате инвентар само когато е абсолютно необходимо. За момента гледайте да ликвидирате всички ненужни инвентаризации и да възстановите част от тези пари, дори ако това означава продажба с отстъпка.
5. Поискайте отстъпки: Направете списък на всички доставчици, които използвате, сортирани по това колко харчите с тях. Обадете се на най-големите и се договорете за по-ниски цени. Можете дори да поискате да подпишете по-дългосрочно споразумение с тях в замяна на по-ниски цени. Не забравяйте, че тази криза ще приключи и вие се опитвате да я преодолеете в краткосрочен план.

Ето три по-дългосрочни решения за решаване на проблеми с паричния поток:

1. Теглене на съществуващи кредитни линии: Ако вече имате кредитна линия, сега е моментът да я те, за да имате пари в брой, за да се справите с различни ситуации, които могат да възникнат. Трудно е да се предвиди бъдещето на този етап и колко време ще отнеме възстановяването на нещата, така че е по-добре да имате пари в брой, за да се справите с най-лошите сценарии.
2. Кандидатствайте за бизнес заем или кредитна линия: Кандидатстване за кредит в криза може да бъде трудно, но си струва да опитате. Ако имате активи като недвижими имоти или материални активи, може да сте в състояние да използвате тези активи, за да осигурите кредитна линия. За малкия бизнес това често означава лично гарантиране на заем със собствен дом.
3. Кандидатствайте за заем за помощ при бедствия от SBA: SBA предоставя стотици милиарди долари за нисколихвени заеми за малък бизнес. За да научите повече за изискванията и какво трябва да кандидатствате, вижте нашия ръководство за SBA заеми за икономически щети при бедствия.

Как да използвате планирането на паричните потоци сега, за да вземете добри стратегически решения, които ще повлияят на вашето бъдеще

Ето една истинска история, пример от реалния свят, от последната рецесия:

Когато голямата рецесия удари през 2008 г., компаниите с бизнес планове и добър процес на бизнес планиране успяха да се приспособят към спада много по-бързо от тяхната конкуренция. Продажбите внезапно спаднаха. Компаниите с добър процес на планиране се обърнаха към своите планове и бързо коригираха разходите, разходите, маркетинга и т.н., за да се справят с промяната. Тези без добро планиране трябваше да се заровят в детайлите на бизнеса си по време на кризата, за да развият и разберат връзките. С планирането връзките вече са налице, така че вие ​​ги коригирате.

Ако вече имате бюджет и прогноза за вашия бизнес, които ви помагат да предвидите паричния си поток, сега е моментът да се задълбочите и да създадете различни сценарии, които да ви помогнат да разберете как промените в продажбите ще се отразят на парите ви.

Ако в момента нямате прогноза, това е ОК. Сега е идеалният момент да създадете такъв и да го задействате. Имаме много безплатни прогнозиране и бизнес планиране налични документи, за да започнете. Въпреки това, ако искате да избегнете бъркотия с електронни таблици, препоръчвам да опитате LivePlan за бюджетиране и прогнозиране за да помогне за автоматизирането на процеса.

С прогнозата си в ръка можете да предвидите докъде ще паднат нещата и да определите най-добрите начини за реакция:

1. Разберете своя степен на изгаряне и писта: Колко бързо изразходвате вашите парични резерви и колко време имате, преди да изчерпите парите си?
2. Прегледайте маркетинговите програми: Има ли маркетингови програми, които трябва да съкратите или намалите?
3. Преглед на заплатите: За повечето фирми заплатите са най-големият разход. С вашата преработена прогноза погледнете как промените в заплатите могат да ви задържат на повърхността. Имате опции:

• Замразяване на наемането
• Съкращения
• Намалете всички заплати с 20%
• Намалете заплатите на лидерите

4. Прегледайте всички дискреционни разходи: От офис консумативи до бонуси и храна за служителите, разгледайте внимателно всеки разход и вижте какво можете да намалите напред.

Ползата от наличието на план е, че можете бързо да коригирате прогнозата си за продажби, да коригирате бюджета си за разходи и да видите какво въздействие ще има това върху бъдещия ви паричен поток. Прогнозата за паричните потоци ще подчертае вашите проблемни точки предварително, така че да имате време да реагирате и да предложите решения.

Не се притеснявайте дали ще имате всички правилни отговори, когато за първи път започнете да прогнозирате. Просто трябва да направите най-добро предположение за това как могат да изглеждат бъдещите продажби и да проучите сценарии, с вашия план, за да ви помогне да вземете най-добрите възможни решения за това какви разходи да намалите и какви да запазите.

Планирайте бъдещето и знайте, че кризата няма да продължи вечно

Всеки собственик на малък бизнес в момента изпитва негативните ефекти, причинени от коронавируса. Въпреки че това е както здравна, така и икономическа криза, просто знайте, че няма да е вечно и че всички сме в това заедно. Никой не иска да види как бизнесът се проваля, хората без работа или се борят да извършват плащания и има голям шанс да намерите подкрепа сред вашите клиенти и доставчици.

Все още си спомням ясно, когато ударих стената със собствения си бизнес и трябваше да отида при доставчиците си и да им кажа, че плащанията ми ще се извършват по-бавно. Тогава научих, че информацията и прозрачността могат да бъдат най-ефективният метод за оцеляване при криза. Разбира се, те биха предпочели парите ви, но да ви чуят, с обяснения и обещания, е порядък по-добър от мълчанието. И като прегледате финансовите си отчети сега и прогнозирате потенциални сценарии, можете също да отидете при тях с план за действие.

Ако искате вашите клиенти да плащат по-бързо, стегнете се, всичко се затяга и те вероятно са в подобна ситуация. Говорете с клиентите, променяйте условията, предлагайте отстъпки, защитавайте дългосрочните си отношения с тях.

И накрая, помислете, че може да е време да потърсите допълнителен оборотен капитал. Дръжте очите си отворени за държавни мерки за да помогнете на малкия бизнес и собствениците на фирми, както и да говорите с любимите си банки. Не се отказвайте и не се паникьосвайте, има много възможности не просто да преживеете тази криза, но и да излезете с по-силен бизнес от преди.