Блог За Спестяване На Пари 2023
Ако сте изградили бюджет и прогноза за вашия бизнес, вие вече сте една голяма крачка пред повечето фирми. Всъщност, само като предприемете тази стъпка, вие вече сте подобрили шансовете си за успех с до 40%.
Но не можете просто да почивате на лаврите си – трябва да поставите този бюджет и прогноза, за да работят за вашия бизнес. Всъщност можете да използвате финансовата си прогноза, за да управлявате активно бизнеса си и да подобрите шансовете си за успех и растеж.
Основно предимство от използването на вашата прогноза като инструмент за управление е, че ще можете значително да подобрите начина, по който управлявате вашите пари и паричен поток. Това ще ви даде яснота относно здравето на вашия бизнес, ще подчертае възможностите за растеж и ще ви помогне да избегнете капани.
Защо управлението на паричните потоци е важно?
Бизнесът работи с пари в брой. Това вероятно е очевидно и ненужно твърдение за всеки, който се занимава с бизнес, но е важно да се помни. Под пари в брой нямам предвид физически монети и сметки, а пари във вашата банкова сметка, които можете да харчите. Имате нужда от пари в брой, за да платите сметките си, да закупите инвентар, да изпълните заплатите и като цяло да поддържате бизнеса си работещ. И това важи и за нестопански организации.
Наличието на система за управление на паричните потоци е критична част от изграждането на успешен бизнес. Това се дължи на простия факт, че повечето фирми трябва да изчакат клиентите да платят, като в същото време трябва да закупят повече инвентар, да изплатят заплати или да изпълнят други задължения. Парите не винаги се появяват в банковата ви сметка в момента, в който извършите продажба и за повечето фирми трябва да похарчите пари за вашия продукт или подготовка на услугите си, преди действително да извършите тази продажба.
Пример за управление на паричните потоци
Например, помислете за компания, която продава висококачествени бутилки за вода от неръждаема стомана. Компанията трябва да плати за материалите, за да направи своите бутилки, да инвестира в производството и след това да плати за доставка, за да достави бутилките до магазините на дребно в цялата страна.
Въпреки че компанията е похарчила пари за всичко това, магазините вероятно няма да плащат на компанията за бутилките вода, които са поръчали известно време – вероятно няколко месеца. Междувременно, ако продажбите в магазините за търговия на дребно вървят добре, те може да поръчат още повече бутилки вода от компанията, може би правейки това, преди да са платили за първата пратка.
Сега компанията се нуждае от още повече пари, за да направи повече бутилки за вода и да ги изпрати. В крайна сметка компанията ще получи плащане, но може да отнеме месеци, преди парите наистина да дойдат на вратата, дълго след като производството и доставката са били платени.
Това може да звучи крайно, но попитайте всеки, който някога е разпространявал продукт в магазини за търговия на дребно, и той ще ви каже, че това е по-скоро правило, отколкото изключение.
Система за управление на паричните потоци, която ви показва исторически модели на плащания и разходи и предвижда бъдещи парични разходи и парични депозити, може да помогне за облекчаване на болката. Със система вашият бизнес ще бъде по-добре подготвен да се справи с възходите и спадовете на паричния поток и ще държи достатъчно пари в банката, за да продължи да работи здравословно.
Как да управляваме паричния поток
Има три части на една успешна система за управление на паричните потоци, които трябва да знаете, за да изградите здрав бизнес.
1. Познайте своята парична позиция
Не можете да започнете да управлявате парични средства, без първо да знаете непосредствената си парична позиция. Трябва да знаете колко пари имате в банката, за да можете да платите сметките си и други незабавни разходи.
2. Разберете своя отчет за паричните потоци
Вашият отчет за паричните потоци ви показва как парите влизат и излизат от вашия бизнес и дали вашият бизнес обикновено натрупва пари с течение на времето или бързо изразходва паричните резерви. Този исторически поглед назад към вашия паричен поток ви помага да идентифицирате тенденциите и да разберете по-добре как всъщност се справя вашият бизнес.
3. Разработете прогнозата си за паричните потоци
И накрая, имате нужда от прогноза за паричния поток, която предвижда бъдещия ви паричен поток и ви показва колко пари ще имате в банката през следващите месеци. Прогнозата за паричните потоци ви помага да разберете дали в бъдеще ще има точки, в които може да ви липсват пари и да се нуждаете от заем или кредитна линия. Вашата прогноза също ще ви помогне да разберете кога може да е подходящият момент за разширяване, закупуване на ново оборудване или наемане на повече служители.
Как да създадете динамична, по-точна прогноза за паричните потоци
Ключът към по-добра система за управление на паричните потоци е обединяването на трите ключови съставки на управлението на паричните потоци.
Вашата счетоводна система трябва да може да генерира исторически отчет за паричните потоци вместо вас. Ще използвате това, за да видите как се е представил вашият бизнес въз основа на вашите действителни резултати. Това са финансовите факти за вашия бизнес, базирани на вашите действителни продажби, разходи, заеми, покупки и т.н.
Също така ще искате да създадете прогноза за паричния поток, за да предвидите как ще изглежда бъдещата ви парична позиция всеки месец за поне следващите 12 месеца. Със сигурност можете да създадете прогноза за паричните потоци с помощта на електронни таблици, но ще спестите часове от времето си и потенциални главоболия, като използвате инструмент за прогнозиране като LivePlan. Инструменти като LivePlan също могат да се свържат с вашия счетоводен софтуер, за да ви дадат директен достъп до вашия отчет за паричните потоци, така че да имате цялата си информация на едно място.
Въпреки това, денят, в който създавате прогнозата си за паричен поток, за съжаление е същият ден, в който тя е остаряла. Нека да разгледаме защо това се случва.
Защо вашата прогноза за паричен поток е остаряла
Докато вашият бизнес работи, вие правите продажби и имате разходи. Тези продажби и разходи никога не са точно това, което сте предвидили, когато сте създали първоначална прогноза. Предсказването на бъдещето е почти невъзможно, така че е напълно разбираемо вашата прогноза и действителните резултати да се различават.
Всичко това означава, че действителните пари, които имате в банката в края на месеца, ще бъдат различни от това, което сте прогнозирали. За съжаление, вашата прогноза базира прогнозите за следващия месец на това вече неточно число, което сте предвидили, както и на няколко други числа, които сега също са неточни.
С течение на времето, докато вашата прогноза и реалността се разминават, вашата прогноза става все по-малко точна. Ако продажбите ви всеки месец са по-малко от очакваното, например, ще работите върху невероятно оптимистична прогноза, която може да доведе до проблеми с паричния поток.
За щастие можете да се преборите с това, като актуализирате прогнозите си в началото на всеки месец. Когато направите това, ще актуализирате всички допускания във вашата прогноза с реални данни, които ще направят бъдещите ви прогнози по-точни.
Как да актуализирате прогнозата си
Най-лесният начин да актуализирате прогнозата си е да замените прогнозираните числа от миналия месец с действителните резултати. Ще актуализирате прогнозата си за продажбите, бюджета на разходите, сумата пари, която сте получили от клиенти (Вземания) и сумата пари, която сте платили на вашите доставчици (Сметки Задължения). Ако сте получили пари от заем или инвеститори или сте изплатили други парични средства за закупуване на активи или плащане на дълг, ще искате да актуализирате и тези числа.
Например, ако е началото на юни, ще искате да влезете в прогнозата си и да замените всички числа, които сте предвидили за май, с вашите действителни резултати. Ако приемем, че сте създали прогноза със свързани формули или използвате софтуер за прогнозиране, вашата прогноза за паричните потоци ще се актуализира автоматично, за да предостави по-точна прогноза за бъдещето.
Всичко това не трябва да е много работа. Ако актуализирате прогнозата си в началото на всеки месец, това ще ви отнеме само няколко минути и веднага ще имате по-интелигентна и по-точна прогноза за бъдещето.
Въз основа на предишните си резултати трябва също да актуализирате собствените си прогнози за продажби и разходи. Ако продажбите постоянно надминават очакванията ви, преразгледайте прогнозата си нагоре. Ако разходите са по-високи от предвидените и изглежда, че ще останат такива, направете промени в бюджета си.
Коригирането на вашата прогноза на месечна база е част от доброто управление и трябва да бъде нормална част от вашия месечен финансов преглед.
Някои хора смятат, че след като създадете прогноза за следващата година, никога не трябва да я променяте. Разбира се, интересно е да погледнете назад и да видите как сте мислили, че изглежда бъдещето преди няколко месеца. Но това всъщност не ви помага да управлявате по-добър бизнес, защото не коригирате прогнозите си въз основа на това, което наистина се случва във вашия бизнес и на вашия пазар.
В крайна сметка не трябва да продължавате да харчите според остарял бюджет, ако условията са се променили. Вместо това коригирайте бюджета си и съобщете тези промени на екипа си.
Ако това ви кара да се чувствате по-добре, лесно решение е да го имате и в двете посоки. Запазете оригиналната си прогноза от началото на годината и след това създайте нов прогнозен сценарий, който е копие на оригинала. Редактирайте и актуализирайте копието и запазете оригиналните си прогнози, за да поддържате исторически записи. По този начин можете да погледнете назад към първоначалните си прогнози и да видите колко сте били прави или грешни, както и да създадете динамична прогноза, която действително ви помага да управлявате бизнеса си по-добре.
По-интелигентни прогнози за паричните потоци
С прогноза за парични потоци, която се актуализира на месечна база, вие ще имате по-точна прогноза за това как ще изглежда бъдещата ви парична позиция. Ще разберете скоростта на изгаряне на парите и пистата си, което е критична прогноза за това колко дълго ще стигнат вашите пари. По-важното е, че ще идентифицирате тенденциите, така че да можете да работите върху подобряването на паричния си поток и да разберете как да избегнете проблеми с паричния поток в бъдеще.
Създаването на система за управление на паричните потоци може да изглежда сложно в началото, но всъщност не отнема много време и стойността, която ще донесе на вашия бизнес, е неизмерима. Представете си, че имате солидни прогнози за това колко пари ще имате в банката през следващите месеци, така че да можете да вземате интелигентни решения за бизнеса си днес. Това е магията на динамичното прогнозиране на паричните потоци на живо.
Допълнителни ползи от коригиране на вашите прогнози
Ревизирането на вашата прогноза на месечна база не ви дава само по-точни прогнози за паричния поток. Освен това ще получите по-интелигентни прогнози за бъдещи продажби и по-точни бюджети, които да насочват разходите ви.
Познаването на тази информация дори ви помага да поставите по-ефективни цели за вашия екип. Например, ако продажбите вървят по-добре от първоначално планираното, увеличаването на прогнозата ви за продажби помага да мотивирате екипа си и оказва влияние върху прогнозираната ви рентабилност.
С актуализирани прогнози за печалба, трябва да преразгледате бюджета си за разходи, за да отразите посоката, в която вървят продажбите ви. При увеличени продажби може да искате да инвестирате повече в маркетинг или да обмислите допълнително наемане. Или, ако нещата не вървят толкова добре, можете да стегнете бюджета си и да се уверите, че екипът ви няма да продължи да харчи въз основа на първоначалния план.
Може да забележите, че големите публични компании правят това през цялото време. Те непрекъснато пускат нови прогнози – те просто го наричат „насоки“. Тази стратегия обаче не трябва да е само за големи компании. Можете да преразгледате своите прогнози за по-малко от час всеки месец и да създадете интелигентна прогноза, която ще ви помогне да развиете бизнеса си с увереност.
