Блог За Спестяване На Пари 2023
Аз съм член на борда на организации с нестопанска цел и ще ви кажа: в по-голямата си част скубя косата си на заседания на борда, когато стигнем до бюджета. Обикновено има серия от QuickBooks доклади, представени като PDF файлове, с дребен шрифт.
Договорените позиции не винаги имат смисъл и често е много трудно да се каже дали дадена инициатива е действително финансово стабилна за организация с нестопанска цел.
Много бюджети на нестопански организации, които разглеждах, не включваха цялата картина или се опитваха да получат твърде подробни или твърде опростени неща. Бюджети като този не са много полезни като постоянен инструмент.
И все пак правителството на САЩ изисква нестопански организации управителните съвети да одобряват годишен бюджета след това бордът трябва да прегледа този бюджет на редовни заседания на борда.
Законът съществува с причина: бюджетите са важен инструмент за нестопански организации, за да се уверят, че носят фискална отговорност, за да запазят предпочитаното от тях данъчно предназначение.
Но ако вашият бюджет с нестопанска цел е подобен на този, който току-що описах, знаете, че целият този процес може да бъде тромав и не особено полезен или ценен. Вашите бюджети трябва да помогнат на вашата организация с нестопанска цел да планирате за бъдещето, да останете фискално здрави и да разпределите правилните пари за правилните проекти.
Наличието на добре обмислена стратегическа прогноза и бюджет може да помогне на организацията с нестопанска цел да бъде по-ефективна със средствата си, да даде на членовете на борда по-добра видимост, за да могат да помогнат при насочването и съдействието, и в края на деня те трябва да помогнат на организацията с нестопанска цел да постигне целите си.
Ако процесът на бюджетиране на вашата организация с нестопанска цел оставя какво да се желае и не получавате информацията или инструментите за управление, които могат да помогнат на вас и вашия съвет, тогава е време да го промените и да проучите по-добър начин за бюджетиране.
Ето три добри причини да помислите за промяна на бюджетния си процес за нестопански организации:
1. Можете да извлечете повече от членовете на борда, ако срещите са ефективни
Членовете на борда обикновено са много заети, много завършени хора. Те се присъединиха към вашия съвет, за да ви помогнат да бъдете по-успешни и защото вярват в мисията на вашата организация с нестопанска цел. Но те нямат време да излеят лошия ви бюджет и да го въведат във форма.
Какво ще стане, ако членовете на вашия борд могат да прегледат бюджета ви онлайн по всяко време и да видят как го сравняват с действителните резултати, предходния месец и същия месец на миналата година?
Представете си, че член на борда може лесно да разбере кои програми и инициативи са успешни и устойчиви и кои не.
Представете си свят, в който членовете на борда са щастливи и развълнувани да разгледат бюджета, да видят какво всъщност се случва и да дадат по-добра обратна връзка, помощ и подкрепа.
Как да съставите по-добър бюджет и да го преглеждате редовно
Това може да се случи. Има по-добри инструменти за използване и по-добра методология, която да ви помогне да съставите по-добри бюджети.
Тук на Софтуер Пало Алтоние силно вярваме, че преглеждането на бюджета ви всеки месец – и сравняването му с точните числа – ще промени начина, по който управлявате организацията си с нестопанска цел към по-добро.
Тези „правилни числа“ са вашите:
- Актуални резултати
- Резултати от предходния месец
- Резултати от същия месец на миналата година
Един от най-добрите начини да постигнете това е да използвате софтуер, създаден да го прави вместо вас. Разбира се, че съм малко предубеден (имайки предвид, че помогнах в създаването му), но истината е такава LivePlan е този софтуер – той е предназначен да да ви помогне да оцените вашата организация лесно и точно. Няма нищо друго като това; затова го направихме.
2. Дарителите искат да видят къде отиват парите им
Когато клиент купува продукт, той просто иска продукта в ръцете си – обикновено не се притеснява много къде отиват парите от продажбата.
Дарителите на нестопански организации са различни: за тях всичко зависи от това къде отиват парите. Дарителите искат да дадат парите си за „достойна кауза“ и вие трябва да им покажете, че сте това.
Част от това да покажете, че заслужавате дарение, е да покажете, че ще похарчите парите разумно. Много опитни дарители използват сайтове като Благотворителен навигатор, сайт, който класира благотворителните организации въз основа на това колко добре организациите използват парите си. Те разчитат на този вид информация, за да решат къде и колко да дарят. Трябва да включите финансова информация и на уебсайта си и дори във вашите брошури.
И когато имате добър бюджет и още по-добър процес на преглед на бюджета, това е лесно да направите – всичките ви финансови данни вече са изброени, актуални и организирани в стандартни таблици и диаграми, пълни с информация защо харчите това, което сте преразходване и какво точно постига.
3. Използване на стратегически прогнози и бюджети, за да сте сигурни, че вашите събития за набиране на средства са печеливши
Много организации с нестопанска цел организират големи събития, за да осигурят значителна част от годишното си набиране на средства. Това очевидно е успешна стратегия за някои, а може би и за повечето организации с нестопанска цел. Но изненадващо, често, когато задавам въпроси за маржовете за събитие, както и общата цена и действителната чист доход, не получавам добри отговори. Понякога получавам само празни погледи. Или получавам много често срещаното „ние винаги правим това събитие и нашите дарители го очакват“.
Не ме разбирайте погрешно – напълно добре е да присвоите стойност на вашето събитие с нестопанска цел, която не е действителен доход. Може да получите много реална осезаема стойност за маркетинг, осведоменост и връзка с дарителите от дадено събитие.
Ако го направите, трябва да го признаете и да се опитате действително да му присвоите парична стойност.
Но по-голямата картина, особено ако харчите десетки хиляди долари за събитие, трябва да бъдете създаване на прогноза и бюджет, за да вземете по-добри финансови решения за събитието.
Съставете бюджет на разходите, който отнема всичко вашите разходи предвид:
- Такси за място
- Такси за развлечение
- Такси за кетъринг, декориране и напитки
- Разходи за часове на вашите служители; колко часа вашият персонал посвещава на това събитие?
- Такси за кредитни карти
- Такси за реклама и маркетинг за рекламиране на събитието
- Печатни и оперативни разходи (печат на билети, покани, плакати, реклами и т.н.)
- Всякакви разходи за артикули за събитието (артикули на търг, торби с подаръци и други подобни)
След това трябва да прогнозирате приходите за събитието възможно най-точно. Това може да е по-лесно, ако сте провеждали това събитие редовно в продължение на много години, защото вече ще знаете обхвата на приходите, които традиционно носите.
На пръв поглед това упражнение за бюджет и прогноза може да не изглежда толкова важно. Но помнете думите ми, когато го направите, това ще ви даде „аха“ моменти и ще ви помогне да вземете по-добри решения за това как да подходите към събитието, за какво да харчите пари и как да се съсредоточите върху привличането на повече нетен доход от всякога .
Можете да създадете сценарий „какво ако“ в LivePlan, който може да ви помогне да изпълните стратегическата си прогноза и бюджета на разходите и да ви помогне да получите повече финансова яснота, отколкото някога сте имали за вашите събития.
