Блог За Спестяване На Пари 2023
Дори и в най-слабите и добре управлявани екипи, изплащането на заплатите може да бъде труден процес за разплитане. Например, може да бъде по-трудно да се поддържа стриктна поверителност на служителите. Подплащанията и надплащанията са по-чести и по-трудни за откриване. Точността, стандартизацията, системите за архивиране и други изисквания могат да бъдат пренебрегнати и евентуално да предизвикат отнемащ време одит.
В скорошно проучване, проведено от доставчика на услуги за заплати OnPay сред повече от 1000 малки предприятия, собствениците на фирми, които управляват заплати ръчно, казаха, че прекарват средно 18 часа на месец, плащайки на служителите. Въпреки този факт, повечето съвети относно заплатите са насочени към по-големи организации, така че тази информация не е полезна, когато търсите начини да направите своя слаб екип по-ефективен.
Ето осем съвета за рационализиране на процеса на изплащане на заплати и поддържане на вашите записи чисти и подредени, за да ви спести време всеки месец и около данъчния сезон:
1. Създайте и поддържайте календар за заплати
Ако желаете да направите само едно нещо, за да организирате и опростите процеса на ведомост, направете го това. Гарантирането, че всички служители получават заплащане навреме, е един от крайъгълните камъни както за поддържането на вашия екип щастлив, така и за поддържането на заплатите под контрол. Седмично, двуседмично, месечно – няма значение, стига да имате въведена система.
Може би най-добрата част от всичко това е колко лесно и достъпно може да бъде намирането и поддържането на календар за заплати. Националният финансов център предлага готови календари за изтегляне, които всеки може да използва. Само имайте предвид, че графиците за заплащане на вашия бизнес може да не съответстват перфектно на календарите, които намирате онлайн. Помислете дали да не направите своя собствена, за да отразявате най-добре практиките на вашия бизнес, без да губите представа кога е следващата заплата.
2. Автоматизирайте данъците, свързани със заплатите
Автоматизирането на данъците върху заплатите звучи като нещо, което можете да направите, само за да облекчите тежестта на управлението на заплатите. Всъщност е много по-последователно от това.
Санкциите за пропуснати данъчни плащания могат да бъдат значителни. Опитът да се справите с всички тях ръчно означава просто да се подхлъзнете в даден момент. Плащането на данъци само с един ден закъснение ще доведе до глоба от 2%. Тази санкция се утроява до 10% след 16 дни. Грешки като тези може да звучат немислимо, но ръчното плащане на данъци поддържа риска твърде висок. Колкото по-бързо тези плащания бъдат изпратени на IRS, толкова по-малко ще трябва да се тревожите за тях.
Няколко водещи доставчици на заплати и софтуерни пакети предлагат автоматично плащане на данъци като функция. Тъй като тук имате работа с IRS, внимавайте да прочетете дребния шрифт. Ако вашият софтуерен пакет хълца или вашият доставчик на заплати пропусне сигнал, IRS ще дойде да ви търси, а не те. Бъдете сигурни, че каквито и да са споразуменията, на които се спрете, са проверими, гарантирани и ще оцелеят след одит.
3. Класифицирайте всички работници
Графиците на заплащане на вашите работници ще варират значително в зависимост от техните класификации — както и данъчните последици за вашия бизнес. Може да звучи очевидно, но границите между независим изпълнител и служител на пълен работен ден могат да станат доста размити, особено за малки операции с ограничени бюджети.
Тук няма просто решение: трябва да положите дължимата грижа, за да оцените и класифицирате всеки от вашите служители. Можете да използвате ръководството за класификация на IRS, за да прецените дали те са независим изпълнител или служител на пълен работен ден, просто не забравяйте да включите всичките си класификации обратно във вашата система за заплати – по този начин никакви ключови разграничения не могат да се промъкнат през пукнатините.
4. Направете двойно задължение за въвеждане на данни
Големите фирми имат цели екипи за заплати или могат да възложат целия процес на външни изпълнители – не е така с техните по-слаби колеги. Установете какъвто и да е процес на изплащане на заплати, който работи най-добре за вас, но винаги имайте втори чифт очи, за да наблюдавате въвеждането на данни. Допълнителна нула сега може да доведе до безкрайни главоболия за вас в бъдеще.
Въведете, стартирайте и разбийте числата два пъти, за да сте сигурни, че няма да се случи нищо подобно. За да направите това по-лесно и по-малко отнемащо време, не забравяйте да го включите като част от месечната си среща за преглед на плана. Това може да гарантира, че имате повече очи върху данните и имате време, отделено за пълното им разглеждане.
5. Намерете правилния софтуер, но не го използвайте като патерица
Софтуерът за заплати вероятно е първото място, на което мислите ви, когато мислите за бърз начин за рационализиране на процеса на заплати и има основателна причина. Повечето софтуерни системи са лесни за използване, рентабилни и освобождават време и енергия за вашия бизнес да прави това, което прави най-добре.
Като се има предвид това, прекаленото разчитане на софтуер за заплати може да доведе със себе си нов набор от проблеми. Простото включване на числата и оставянето на софтуера да се отпусне може да ви остави незапознати с финансовите събития във вашата ведомост. Те могат също така да направят събирането на данни за потенциални одити много по-трудно. Ако софтуерът за заплати работи за вас, използвайте го – просто не му позволявайте да ви използва.
Ако решите да инвестирате в софтуер за заплати, това не е мястото да пестите. Уверете се, че сте предвидили текущ ред за този разход, че сте запознати с възможностите му и сте проверили дали е съвместим с всяка/всички наследени системи, които вашата компания използва.
Това също може да е добър момент за малко нестандартно мислене. Кои други области на вашия бизнес могат да се възползват от софтуерен пакет за заплати от по-висок клас? Може ли пакетът, който обмисляте, да се справи с фактуриране, фактуриране и други финансови процеси? Лесно е да придобиете тунелно зрение, за да решите един проблем, но се отдръпнете за малко и вземете по-широка гледна точка.
6. Познавайте закона
Това е даденост. Правилата и разпоредбите, свързани със законите за заплатите, могат да бъдат малко сложни и често се различават в различните държави. Ще искате да се уверите, че системата за заплати на вашия бизнес е в съответствие със закона от самото начало, а ръководството на Американската асоциация за заплати за държавните закони за заплатите може да ви помогне да направите точно това. Ако се чувствате затънали във всички правила, не се колебайте да се свържете с експерт — по-добре да разберете сега, отколкото да страдате от последствията по-късно.
7. Назначаване на мениджър заплати
„Мениджър заплати“ обикновено се смята за позиция на пълен работен ден в повечето компании. Такъв, който изисква сортиране на всички тънкости на сложността на заплащането на големия бизнес. За стройните екипи отговорностите не са толкова взискателни, но са също толкова важни.
Ако член на вашия екип има някакъв опит в счетоводството, човешките ресурси или бизнес финансите, помислете дали да не го помолите да поеме някои задължения по управление на заплатите. Във връзка с добра софтуерна система е малко вероятно тези задължения да представляват значително предизвикателство за тях, ако им предоставите подходящата подкрепа. Дори ако трябва да привлечете повече от един служител, който да ви помогне, ако един наблюдава целия процес, това може да направи нещата значително по-ефективни, отколкото да се опитвате да го разбиете.
8. Пазете всички записи
Воденето на записи за заплати не е просто препоръка: това е законово изискване. Patriot Software съобщава, че фирмите трябва да водят записи за данъци върху заетостта до 4 години, записи за заплати за 3 и записи за определяне на заплатите за 2, за да останат в съответствие с указанията на IRS и FLSA. Въпреки че софтуерът може да направи част от това вместо вас, най-добре е да поддържате собствените си физически и цифрови записи, за да сведете до минимум шанса за загуба.
Заемете се с ведомостта отрано
Заплатата винаги е главоболие, но следването на правилния съвет в началото може да смекчи удара по-късно. Малките предприятия имат достатъчно в чиниите си, както е; опростяването на нещата със заплатите може да предотврати добавянето на нещо друго към тях.
